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能力提升秘籍——如何撰写项目计划书

日期:2018-03-09      来源:泰安市志愿服务网      点击:610

以成果为导向制订项目计划

  评判一份公益项目计划书是否规范,主要看它是否能清晰地回答这样五个问题:第一,项目要解决什么样的社会问题,即为什么要做这个项目;第二,项目服务对象是谁,即项目是为谁做的;第三,项目要满足服务对象什么样的需求;第四,项目的目标是什么,如何来衡量;第五,项目如何实施,即如何做,做什么。

  这五个问题及回应构成非常严谨的思维逻辑框架,5个问题的顺序不能颠倒、要素不能缺少。如果能够用这样的思维逻辑去制订项目计划,不但能够把项目做得更加有效,而且可以帮助项目方养成一种提高有效性的思维习惯。

  我们可以发现,这个问题框架中的前4个问题都与项目成果有关。著名管理大师彼得•德鲁克提出:“非营利组织是为成果而存在的。”“项目产出模型”是美国联合劝募会提供的一份资料,其中有4个非常重要的概念:投入、活动、产出、成果。投入是指投在项目中或由项目消耗的资源;活动是指为了履行使命,达到项目目标,对投入的使用情况;产出是指项目活动直接的产出;成果是指服务对象在参加了项目,或者接受了服务后获得的变化和受益。美国联合劝募会提供这样一份资料,目的之一就是想告诉向其申请资金的非营利组织,要想得到资助,必须要有成果。如果项目计划书中只有活动和产出,而没有成果是得不到资助的。

  但目前我国很多社会服务机构的项目计划书存在把活动当成项目、把产出当做成果的误区。成果一定是服务对象的受益和变化。所以,活动不是成果,人数不是成果,服务对象的满意度也不是成果。满意度是一种主观的感受,并没有反映出服务对象的受益和变化。

  关于成果有三点特别提示:第一,项目成果是通过服务对象来体现的;第二,项目成果要用服务对象的变化和受益来反映;第三,衡量项目成果必须有一个可以量化的评估指标。现在有些社会服务机构往往以自己的项目能够获奖或者被媒体报道作为成果。把获奖和媒体报道作为项目成果也是一个误区。有一些获奖的项目实际上不是项目,而是活动,也没有产生什么成果。做公益项目要真正专注于成果,专注于有效解决社会问题,使服务对象受益。

  做公益项目一定要有一种注重成果的心态。在做项目以前,先不要考虑这个项目怎么做,做什么,而是首先一定要想明白项目的成果到底是什么?只有知道了项目的成果是什么,才能做到在项目计划书里让资助方和购买方清楚地看到项目成果,其获得资助的可能性也就越高。美国女童子军营(世界最大的女童组织,该组织强调女性领导,培养女孩品德、树立女孩信心,还提供其他学习生活、工作技能的机会)前首席执行官、德鲁克基金会创始人弗朗西斯•赫塞尔本女士提出,只有那些能够持续实现可衡量的成果的组织才能走向未来。同样,一个社会服务机构要做到可持续发展,必须要有可衡量的成果,而且要持续取得可衡量的成果。这也是制订公益项目计划时必须高度重视和体现成果的原因所在。

正确确定项目目标和评估指标

  厘清了什么是项目的成果,接下来,就要了解如何确定项目的目标和评估指标。项目成果实际上指的是项目的目标,也就是做项目后到底要取得什么样的结果。在写项目计划书时,首先要根据项目的服务对象,确定若干个具体的目标。同时,还要根据具体目标,确定衡量这些具体目标是否能够达到的评估指标。

  德鲁克提出:“任何组织的成果,都可以用定量和定性两种标准来衡量,这两种标准是相互交织,相互影响的。如果你想要了解一个组织是如何改变别人的生活以及改变别人生活的程度,那么就有必要了解这两个指标”。值得提醒的是,社会服务机构在制定目标、确定评估指标时,一定要注意,其中至少有一个须是定量的。如果项目计划书里只有定性的目标,而没有定量的目标,说明这个目标是需要调整和优化的。

  一个好的项目目标有5个特点,即须符合SM A RT原则。第一,简单易懂。项目目标必须简单明了,不要写得空洞抽象,要让人一看就能很清楚知道到底要什么样的结果。第二,结果可测。目标是可以衡量的,可以通过量化的指标来衡量目标是否达成。第三,力所能及。这个目标通过努力是可以达到的。第四,符合利益。项目确定的目标,要符合所有利益相关者的期望。第五,有时间限制。项目是有期限的,项目目标要在项目周期内完成。

  评估指标是保证项目目标达成的重要措施。制定项目评估指标有三种常用方法:结果认定法,关注项目实施后的直接结果;知晓度调查法,关注服务对象参与项目,接受服务后学到了什么,知道了什么;前后对比法,通过服务对象在参与项目、接受服务前后发生的变化来衡量项目目标的达成。实践中,需根据不同的项目选择不同的评估指标。每个项目至少要有一个衡量项目目标是否达成的评估指标。

  科学合理确定项目目标和评估指标非常重要,关系到项目的有效性。明确了项目要实现的目的和评估指标,在写项目计划书里最后的一个问题——如何做,做什么时,就有方向、有针对性了。

制订项目实施计划的基本要求

  项目计划书中一般对实施计划部分有这样一段描述,“什么叫实施计划?是为了满足需求,实现项目的目标,计划开展的活动和服务”。在项目计划里肯定要设计各种各样的活动和服务,所有的活动和服务,都要围绕着项目的目标来制订。具体拟订时,有三点需要特别强调:

  第一,计划安排的所有活动和服务,必须要紧紧围绕目标来设计,也就是说有助于项目目标实现的,把它放进去;与目标没有关系的,就不要放进去。

  第二,计划一定要清晰、具体、详细。目前社会服务机构项目计划书普遍存在的一个问题是写得很粗,很笼统。项目实施计划必须写得清晰、具体、详细,以有利于资助方和购买方能够清楚地看到这些活动和服务开展以后能不能保证目标的达成。

  第三,制订计划一定要有可操作性,就是在制订计划的时候,一定要考虑实施的问题,这也是开发项目中非常重要的一点。例如,当一个项目需要3个人,在制订项目计划的时候就要想好这3个人在哪里?是内部解决还是要去招聘?能不能招得到?招来的人有没有能力做这个项目?而不是等钱拿到了再去考虑招人问题。如果事先不考虑实施的问题,拿到钱有可能招不到人,或招到的人没有能力做项目,这就会影响项目的顺利实施。再如,有的项目需要和其他机构一起实施,那么在制订项目计划时就要想清楚与哪家机构合作,如何合作,这需要事先与这家机构进行沟通,让其同意与你合作,而且要确定有能力一起实现项目目标,这样拿到钱后才能很好地实施项目。如果事先不沟通,不落实,等拿到钱再去找合作伙伴,万一找不到,或者找到的合作伙伴没有能力,项目的实施就会受到影响。总之,在制订项目计划时,一定要考虑落实实施项目所需要的各种条件和资源,使计划具有可操作性。

  第四,写项目计划书必须要有实施人参与。现在有的社会服务机构的项目计划书是领导写的或项目负责人写的,申请到经费后再交给员工去实施。但是写项目计划书的人可能对项目实施过程中所会遇到问题和困难考虑不全,导致做的时候就会遇到一些问题和困难。这样的话,具体实施项目的人就会抱怨,甚至可能做不好这个项目。如果实施人参与制订项目计划,就可以更好地去考虑实施当中可能遇到的问题和困难,使项目计划更加具有可操作性和可行性。制订项目计划是决策,决策的一个重要的原则就是必须有实施人参与。这对调动项目人员积极性、主动性也有很大的好处。

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